A digitalização é uma realidade incontornável para as empresas portuguesas, e a faturação eletrónica B2B (Business-to-Business) representa um dos seus pilares mais importantes. Longe de ser apenas uma tendência, a faturação eletrónica é uma obrigação legal em constante evolução, com um cronograma que exige atenção e preparação por parte das Pequenas e Médias Empresas (PMEs) em Portugal. Este tema, que tem sido alvo de diversas atualizações e adiamentos, nomeadamente segundo as propostas do Governo para o Orçamento do Estado de 2026, é crucial para a conformidade fiscal e a eficiência operacional.
Com a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) a intensificar os seus esforços para modernizar o sistema fiscal, as PMEs precisam de compreender as nuances da faturação eletrónica, desde os seus conceitos base até às implicações práticas no dia-a-dia. Este artigo editorial visa desmistificar o cronograma, explicar o papel de iniciativas como o Peppol e o pacote ViDA, e fornecer um guia para que as empresas portuguesas se preparem eficazmente para estas mudanças. O objetivo é informar, sem pressa de venda, quem procura aprender sobre este tema vital para o futuro dos negócios em Portugal.
Conceito Base — Faturação Eletrónica Simplificada
Em termos simples, uma fatura eletrónica é um documento fiscal emitido, transmitido e recebido em formato digital estruturado, que permite o tratamento automático por sistemas informáticos. É fundamental distinguir esta definição de uma fatura em formato PDF enviada por e-mail, que, embora digital, nem sempre é considerada uma fatura eletrónica com valor legal na sua forma mais pura.
A verdadeira fatura eletrónica utiliza formatos de dados estruturados, como XML, Universal Business Language (UBL) ou Electronic Data Interchange (EDI), que permitem que os sistemas informáticos processem as faturas de forma automática, sem intervenção humana. Este formato estruturado contrasta com o PDF, que, apesar de ser um ficheiro digital, é muitas vezes referido como "papel digital", pois os seus dados não são facilmente interpretáveis por sistemas de contabilidade sem conversão manual ou ferramentas específicas.
Em Portugal, o formato XML de uso obrigatório para a comunicação da faturação com o setor da administração pública é o CIUS-PT (Core Invoice Usage Specification – Portugal). Este formato é crucial para garantir a interoperabilidade na faturação eletrónica, especialmente nas relações B2G (Business-to-Government).
Como Funciona na Prática — Exemplos Concretos
Atualmente, a obrigatoriedade da faturação eletrónica em Portugal tem sido implementada progressivamente, focando-se principalmente nas relações B2G. Desde janeiro de 2021, as grandes empresas fornecedoras do Estado já estão obrigadas a emitir faturas eletrónicas estruturadas. Para as PMEs, esta obrigatoriedade em transações com entidades públicas foi alvo de adiamentos, sendo que micro, pequenas e médias empresas podem continuar a emitir faturas em PDF até 31 de dezembro de 2026. A partir de 1 de janeiro de 2027, deverão adotar o formato estruturado CIUS-PT.
O sistema de faturação eletrónica B2G em Portugal funciona através de um modelo descentralizado. Os organismos públicos podem optar por utilizar a plataforma de receção de faturas gerida pela eSPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) ou implementar a sua própria solução.
No contexto B2B (entre empresas privadas), a faturação eletrónica estruturada ainda não é obrigatória de forma geral em 2026, salvo adoção voluntária, exigência contratual ou enquadramento específico da operação. Contudo, esta realidade está a mudar rapidamente, impulsionada por iniciativas europeias.
O Papel do Peppol
O Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) é uma infraestrutura europeia de comunicação que permite a troca padronizada e segura de documentos fiscais e comerciais entre empresas e organismos públicos de diferentes países. Funciona como uma rede internacional que harmoniza as comunicações entre entidades, eliminando a necessidade de acordos bilaterais entre as partes.
Para as PMEs portuguesas, a adesão ao Peppol não é um processo direto, mas sim feito através do fornecedor de software de faturação, que deve estar credenciado como ponto de acesso ou trabalhar com um parceiro credenciado. Isto sublinha a importância da escolha de um software de faturação que esteja preparado para esta integração, especialmente para empresas que transacionam com entidades públicas ou com clientes/fornecedores noutros países da União Europeia.